DYNAMISCHE OFFICE ASSISTANT
Omschrijving
Gedreven om het centraal aanspreekpunt voor bezoekers en collega’s te zijn op ons hoofdkantoor in Antwerpen? Zin om je steentje bij te dragen in administratie voor onze Finance afdeling? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken!
Jouw rol:
- Je zorgt voor een vriendelijk onthaal van bezoekers en voor de coördinatie van het gebruik van de kantoor- en vergaderruimtes. Daarvoor controleer je regelmatig de aanwezige stock van kantoormateriaal, dranken en onderhoudsmateriaal en plaats je tijdig de nodige bestellingen. Je houdt in de gaten dat vergaderruimtes netjes achtergelaten worden.
- Ook voor wat het dagelijkse gebruik, periodiek onderhoud en herstellingen van enkele toestellen (bv. koffiemachines) betreft, doe jij het nodige. Indien vereist, maak je daarvoor afspraken met de leverancier.
- Je beantwoordt binnenkomende telefoontjes en mails en volgt op met je collega’s van andere afdelingen waar nodig. Ook de behandeling van briefwisseling – zowel ontvangen als te verzenden – neem je voor je rekening.
Je springt collega’s geregeld bij om zaken georganiseerd te krijgen of praktische afspraken te maken met leveranciers of koeriers.
- Tussen telefoons en bezoeken in, ondersteun je de collega’s van Finance met een aantal administratieve taken voor verschillende vennootschappen van de groep: verwerking van indexaties, elektronisch klassement van facturen, up to date brengen van facturatiegegevens, activeren van domiciliëring, …
- Samen met de Executive Assistant zorgen jullie voor onderlinge back-up. Zo kunnen jullie allebei af en toe genieten van vakantie.
Vaardigheden
- Je genoot bij voorkeur een opleiding in Office Management. Heb je een eerste werkervaring achter de rug? Dat is mooi meegenomen. Maar ook schoolverlaters die van aanpakken weten zijn welkom.
- Je zorgt er graag voor dat alles netjes gepland is, goed verloopt en tot in de puntjes verzorgd is
- Je bent erg klantvriendelijk, kan zelfstandig werken en bent stressbestendig. Het contact en de samenwerking met collega’s en externen geeft je energie.
- Je hebt goede kennis van Outlook, Excel en Word.
- Je spreekt vlekkeloos Nederlands en je spreekt en schrijft correct Engels. Elke andere taal is een extra troef.
Aanbod
- Je krijgt een boeiende en afwisselende functie in een aangename werkomgeving
- Je komt terecht in een jong en dynamisch bedrijf
- Voltijds contract met vast salaris, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering.
Interesse om onze #xiorfamily te vervoegen? Bezorg ons zo snel mogelijk jouw CV en motivatiebrief via hr@xior.eu. Wij kijken er naar uit om kennis te maken!
